Laatst bijgewerkt op 4 oktober 2023 door Robin
Afhankelijk van aan wie je het vraagt, zal je een ander antwoord krijgen op de vraag: “Wat is de freelancer trap?”. Er zijn namelijk verschillende opvattingen over de term, die allemaal in bepaalde mate invloed hebben op jouw succes als startende freelancer.
We sommen ze hieronder voor je op en geven een woordje uitleg. Nadien sluiten we af met een paar concrete tips die je zullen helpen om de verschillende freelancer traps te vermijden.
Freelancer trap 1: cashflow vs. omzet
Cash flows, until it stops. Zeker in de eerste maanden na je opstart is het belangrijk om eraan te denken dat omzet niet hetzelfde is als cashflow. Je hebt net de kosten van je oprichting betaald, geïnvesteerd in het nodige kantoormateriaal en het leasingcontract van je nieuwe bedrijfswagen ondertekend.
Aangezien je eerste opdracht al binnen is, ben je van plan om die kosten met je eerste omzet te financieren. De kans dat je klant meteen betaalt wanneer hij de factuur ontvangt is echter klein.
Al snel kom je in de situatie hieronder terecht. Tussen je opstartdatum en de eerste klantbetaling zit een te overbruggen periode van ongeveer 1,5 à 2 maand. Hoewel je omzet op 15/10 al €4.840 bedraagt, blijft je cashflow negatief. Op het einde van de 2e maand na je opstart staat de cashflow bijna €10.000 in het rood.
Conclusie: zorg ervoor dat je voldoende startkapitaal voorziet om de eerste maanden na je oprichting goed door te komen. Je kan tegenwoordig dan wel een bv oprichten vanaf €1 startkapitaal, de realiteit toont aan dat zo’n bedrag in de meeste gevallen ruim onvoldoende is.
Freelancer trap 2: “The Frankenstein business”
De tweede vorm van freelancer trap heeft te maken met het uitbouwen van je activiteiten als freelancer. Na je opstart investeer je waarschijnlijk het merendeel van je tijd in het zoeken van klanten/opdrachten. Je weet immers precies wat je te bieden hebt, en die administratieve formaliteiten regel je wel wanneer de klant binnengehaald is.
Zolang je klantenbestand relatief klein is, kan deze aanpak werken. Naarmate je agenda echter opgevuld raakt, merk je dat je steeds meer tijd verliest aan manuele, tijdrovende processen. Offertes uitsturen, klantgegevens in een spreadsheet zetten, betalingen opvolgen, … het hoort er allemaal bij!
Het ergste van al: die uren kan je niet factureren aan je klanten. En aangezien je agenda nu zodanig vol zit, kan je ook weinig tijd vrij maken om het onderliggende gebrek aan structuur aan te pakken.
Je hebt een “Frankenstein business” gebouwd: je beheert elke klant apart, zonder aandacht te schenken aan het grotere geheel. Na verloop van tijd zit je agenda overvol, heb je moeite met het halen van deadlines voor je klanten en is er al zeker geen tijd meer vrij om aan de omkadering van je processen te denken.
Er is geen gemakkelijke oplossing voor dit probleem. Voorkomen is dus beter dan genezen. Schenk van bij je oprichting genoeg aandacht aan het omkaderen van je processen, van onboarding van een nieuwe klant tot het afsluiten van een opdracht. Denk hierbij aan het klaarzetten van templates voor administratieve documenten, het uitwerken van procedures voor bepaalde situaties en aan een sterk time-management systeem.
Onze aanpak
Practice what you preach! Aangezien Digicount zelf een groeiende kmo is, moeten ook wij er voor zorgen dat we geen Frankenstein business bouwen. Hieronder zie je als voorbeeld onze flow om potentiële klanten snel een offerte op maat aan te bieden.
De flow wordt automatisch doorlopen wanneer een webhook getriggered wordt. Dat gebeurt wanneer een potentiële klant het formulier voor een offerte op maat op onze website indient. Daarin stellen we al heel wat financiële en non-financiële vragen om alle leads goed te kunnen filteren. We hebben namelijk een duidelijk beeld over onze ideale klant, en maken op basis daarvan zijn of haar offerte op.
Vervolgens worden de klantgegevens opgeslagen in Airtable, een soort Excel in de cloud. We krijgen ook een notificatie in een specifiek Teams kanaal zodat iedereen de lead efficiënt kan opvolgen. Er wordt ook meteen een contact, en een deal aangemaakt in ons CRM pakket – Teamleader. Zo besparen we ons bij elke lead een paar minuten manueel werk.
We sturen ook geregeld nieuwsbrieven uit naar onze bestaande klanten. Zo brengen we hen op de hoogte van bepaalde deadlines, nieuwe boekhoudwetgevingen en andere relevante topics. Als tweede voorbeeld zie je hieronder hoe we ons klantenbestand segmenteren in Mailchimp om gericht campagnes uit te sturen.
De flow checkt geregeld of er nieuwe klantgegevens toegevoegd zijn in Airtable. Als dat zo is, wordt er een contact aangemaakt in Teamleader en Mailchimp. Op basis van de gegevens in Airtable worden er ook tags toegewezen aan het contact in Mailchimp, bijvoorbeeld ‘éénmanszaak’, of ‘btw-plichtig’.
Bij het opstellen van een campagne is het nadien kinderspel om in te stellen dat ze bijvoorbeeld alleen naar btw-plichtige vennootschappen verstuurd moet worden.
Freelancer trap 3: it starts with a dream…
Veel freelancers beginnen aan hun carrière met het mooie vooruitzicht dat ze nu zelf de baas gaan zijn: veel vrijheid, flexibele werkuren en geen gezeur van bovenaf.
Je verwachtingen zien er als volgt uit: naarmate de tijd vordert raakt je agenda rustig gevuld met klanten. Alles valt goed te beheren en je work-life balance is in orde. Daarnaast beschik je over de nodige tijd om je administratie op orde te houden.
De realiteit ligt vaak anders. Het duurt redelijk lang vooraleer je je eerste klant binnenhaalt, maar nadien geraakt je zaak in een stroomversnelling. Naast de deadlines voor je bestaande klanten, komen er steeds meer nieuwe klanten bij. Uiteindelijk schiet er geen tijd meer over om die groei in goede banen te leiden en zit je vast in een drukke routine.
Een tip: durf nee te zeggen! Beeld je de volgende situatie in: je hebt 10 klanten, die maandelijks een omzet van €10.000 genereren. Je wil graag doorgroeien, maar je agenda zit bomvol met deadlines voor je bestaande klanten.
Je besluit om je prijzen met 25% te laten stijgen. Ongetwijfeld zullen er klanten zijn die daar niet mee akkoord gaan, en opnieuw willen onderhandelen. Zelfs als tijdens die onderhandelingen een significant deel van je klantenbestand vertrekt, draai je waarschijnlijk nog steeds dezelfde omzet (of meer). Bovendien heb je nu veel meer ruimte in je agenda om nieuwe klanten aan te trekken.
NL 
EN