Privacy Policy

PRIVACY POLICY DIGICOUNT

Laatst bijgewerkt: 26 januari 2026

  1. Wie zijn wij?

Digicount Advisory BV
Ondernemingsnummer: 0802427154
Adres: Kleinhoefstraat, 6 2440 Geel
E-mail: support@digicount.be
Telefoon: +3228821739

Digicount Advisory BV is een erkend accountantskantoor, lid van het Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten (ITAA) onder nummer 53.281.995.

Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) voor de verwerking van uw persoonsgegevens.

  1. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten die wij voor u verlenen, verwerken wij de volgende categorieën van persoonsgegevens:

2.1. Identificatiegegevens

  • Naam en voornaam
  • Geboortedatum en geboorteplaats
  • Rijksregisternummer of BIS-nummer
  • Ondernemingsnummer (KBO-nummer)
  • BTW-nummer
  • Nationaliteit
  • Kopie identiteitsdocument (indien wettelijk vereist)

2.2. Contactgegevens

  • Adres (privé en/of maatschappelijke zetel)
  • Telefoonnummer(s)
  • E-mailadres(sen)

2.3. Financiële en fiscale gegevens

  • Bankrekeningnummers (IBAN)
  • Boekhoudkundige documenten (facturen, bankafschriften, kasboeken, etc.)
  • Fiscale aangiften (personenbelasting, vennootschapsbelasting, BTW, etc.)
  • Loongegevens en sociale documenten (loonfiches, DMFA-aangiften, etc.)
  • Vermogensgegevens
  • Schulden en kredieten

2.4. Professionele gegevens

  • Functie en beroepsactiviteit
  • Werkgever(s)
  • Mandaten en bestuursfuncties

2.5. Gegevens van derden

In het kader van onze opdrachten kunnen wij ook persoonsgegevens verwerken van:

  • Uw werknemers (loongegevens, personeelsdossiers)
  • Uw zakenpartners (leveranciers, klanten)
  • Uw familieleden (bij successieplanning, estate planning)
  • UBO’s (Ultimate Beneficial Owners)

2.6. Communicatiegegevens

  • E-mailcorrespondentie
  • Gespreksnotities en verslagen
  • Documenten uitgewisseld via ons cliëntenportaal

2.7. Technische gegevens

  • IP-adres
  • Cookies en vergelijkbare technologieën (zie onze cookiepolicy op www.digicount.be)
  • Inloggegevens cliëntenportaal
  1. Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?

Wij verwerken uw persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden:

Doel Rechtsgrond Toelichting
Uitvoering opdrachtbrief Contractuele noodzaak (art. 6.1.b AVG) Boekhoudkundige diensten, fiscale aangiften, loonadministratie, adviesverlening
Wettelijke verplichtingen Wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG) Bewaarplicht boekhoudstukken, anti-witwasregelgeving, fiscale verplichtingen, ITAA-deontologie
Facturatie en invordering Contractuele noodzaak (art. 6.1.b AVG) Opstellen facturen, betalingsopvolging, invordering
Kwaliteitsbewaking Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) Interne kwaliteitscontrole, peer review, dossierreviews
Marketing en nieuwsbrieven Toestemming (art. 6.1.a AVG) of gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) Informatie over nieuwe diensten, fiscale updates (u kunt zich steeds uitschrijven)
Juridische procedures Gerechtvaardigd belang (art. 6.1.f AVG) Verdediging van onze rechten bij geschillen
  1. Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt, met inachtneming van de wettelijke bewaartermijnen:

Type gegevens Bewaartermijn Wettelijke basis
Boekhoudstukken 7 jaar na afsluiting boekjaar Art. 6 Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen
Fiscale documenten 7 jaar (of langer bij lopende procedures) Fiscale wetgeving
Sociale documenten 5 jaar (loonfiches, DMFA) Sociale wetgeving
Opdrachtbrieven en contracten 10 jaar na einde opdracht Beroepsaansprakelijkheid, verjaringstermijnen
Facturen en betalingsgegevens 7 jaar Boekhoudwetgeving, BTW-wetgeving
Anti-witwas dossiers 5 jaar na einde relatie Wet van 18 september 2017 (anti-witwas)
Correspondentie en adviezen 10 jaar na einde opdracht Beroepsaansprakelijkheid
Marketinggegevens Tot intrekking toestemming of 3 jaar na laatste contact AVG

Na afloop van deze termijnen worden uw gegevens veilig verwijderd of geanonimiseerd, tenzij:

  • Een lopende gerechtelijke of administratieve procedure verdere bewaring vereist
  • U uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven voor langere bewaring
  • Archivering in het algemeen belang noodzakelijk is
  1. Met wie delen wij uw gegevens?

Wij respecteren de vertrouwelijkheid van uw gegevens en delen deze uitsluitend wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van onze opdracht of wettelijk verplicht is.

5.1. Overheidsdiensten en toezichthouders

  • FOD Financiën (fiscale aangiften, BTW-aangiftes)
  • RSZ/RSVZ (sociale aangiften)
  • Kruispuntbank Sociale Zekerheid
  • Nationale Bank van België (Centraal Aanspreekpunt)
  • ITAA (Instituut van de Accountants en de Belastingconsulenten)
  • Cel voor Financiële Informatieverwerking (CFI) (anti-witwas meldingen)

5.2. Externe dienstverleners (verwerkers)

Wij werken samen met zorgvuldig geselecteerde verwerkers die ons ondersteunen:

  • IT-dienstverleners (hosting, cloudopslag, back-ups)
  • Softwareleveranciers (boekhoudpakketten, loonadministratie)
  • Digitale archiveringsplatformen
  • Beveiligde communicatieplatformen (cliëntenportaal)

Alle verwerkers zijn contractueel gebonden aan strikte vertrouwelijkheid en veiligheidsnormen conform de AVG.

5.3. Andere derden

  • Banken en financiële instellingen (in het kader van uw dossier)
  • Notarissen, advocaten, gerechtsdeurwaarders (bij specifieke opdrachten)
  • Externe revisoren (bij wettelijke controle)
  • Verzekeringsmaatschappijen (beroepsaansprakelijkheidsverzekering, bij claims)

5.4. Doorgifte buiten de EER

In principe verwerken wij uw gegevens uitsluitend binnen de Europese Economische Ruimte (EER).

Indien uitzonderlijk gegevens worden doorgegeven naar landen buiten de EER, gebeurt dit uitsluitend:

  • Naar landen met een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, of
  • Op basis van passende waarborgen (standaard contractuele clausules, binding corporate rules)
  1. Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies, vernietiging of wijziging:

Technische maatregelen:

  • ✅ Versleuteling van gegevens (in rust en tijdens transport)
  • ✅ Beveiligde servers binnen de EU
  • ✅ Firewalls en antivirussoftware
  • ✅ Tweefactorauthenticatie voor toegang tot systemen
  • ✅ Regelmatige back-ups met veilige opslag
  • ✅ Beveiligd cliëntenportaal met geëncrypteerde communicatie

Organisatorische maatregelen:

  • ✅ Toegangsbeperking: Alleen bevoegde medewerkers hebben toegang tot uw gegevens (need-to-know principe)
  • ✅ Vertrouwelijkheidsverklaringen voor alle medewerkers
  • ✅ Beroepsgeheim: Wij zijn gebonden aan het wettelijk beroepsgeheim (art. 38 wet 17 maart 2019)
  • ✅ Beveiligingsbeleid en procedures
  • ✅ Regelmatige awareness-trainingen voor personeel
  • ✅ Incidentbeheer: Procedures bij datalekken
  1. Wat zijn uw rechten?

U beschikt over de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

Recht Wat betekent dit?
Recht van inzage (art. 15 AVG) U kunt opvragen welke persoonsgegevens wij van u verwerken
Recht op rectificatie (art. 16 AVG) U kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten corrigeren
Recht op gegevenswissing (art. 17 AVG) U kunt verwijdering van uw gegevens vragen (onder voorwaarden)
Recht op beperking (art. 18 AVG) U kunt vragen om de verwerking tijdelijk te beperken
Recht op overdraagbaarheid (art. 20 AVG) U kunt uw gegevens in gestructureerd formaat opvragen
Recht van bezwaar (art. 21 AVG) U kunt bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen (bv. marketing)
Recht om toestemming in te trekken U kunt uw toestemming steeds intrekken (zonder terugwerkende kracht)

Beperkingen op uw rechten

Uw rechten kunnen in bepaalde gevallen worden beperkt wanneer:

  • Wettelijke bewaartermijnen van toepassing zijn (bv. 7 jaar voor boekhoudstukken)
  • Beroepsgeheim of anti-witwasverplichtingen zich verzetten tegen verwijdering
  • Lopende gerechtelijke procedures verdere bewaring vereisen
  • Fiscale of sociale controles aan de gang zijn

Hoe oefent u uw rechten uit?

Stuur een gedateerd en ondertekend verzoek met kopie van uw identiteitsbewijs naar:

📧 E-mail: privacy@digicount.be
📬 Post: Digicount Advisory BV, t.a.v. Functionaris Gegevensbescherming, Kleinhoefstraat 6, 2440 Geel

Wij behandelen uw aanvraag binnen 30 dagen (verlengbaar met 60 dagen bij complexe aanvragen).

  1. Functionaris voor Gegevensbescherming (DPO)

Voor vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met onze Functionaris voor Gegevensbescherming:

Igodt Steven
📧 E-mail: dpo@digicount.be
📬 Adres: Kleinhoefstraat 6, 2440 Geel

  1. Klacht indienen

Indien u van mening bent dat wij uw persoonsgegevens niet correct verwerken, kunt u een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
📧 E-mail: contact@apd-gba.be
🌐 Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

  1. Cookies en online tracking

Voor informatie over ons gebruik van cookies en vergelijkbare technologieën op onze website, verwijzen wij naar onze Cookiepolicy op www.digicount.be/cookies.

  1. Wijzigingen aan deze privacy policy

Wij behouden ons het recht voor om deze privacy policy aan te passen aan gewijzigde wetgeving of bedrijfspraktijken.

De meest recente versie is steeds beschikbaar op www.digicount.be/privacy.

Bij belangrijke wijzigingen zullen wij u hiervan op de hoogte brengen via e-mail of via ons cliëntenportaal.

  1. Contact

Voor vragen over deze privacy policy of over de verwerking van uw persoonsgegevens:

Digicount Advisory BV
📧 E-mail: support@digicount.be
📞 Telefoon: +3228821739
🌐 Website: www.digicount.be

Versie: 2.0
Datum: 26 januari 2026